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empresa, herramientas web

Trabajar en equipo (groupware) mediante herramientas en línea. Comparativa.

Que encontrarás en este artículo. He estado buceando entre diferentes aplicaciones de trabajo colaborativo (en grupo) en la red. Las variables que buscaba eran: facilidad de manejo (que no hiciera falta conocimientos informáticos); precio (gratis); uso online; funciones; posibilidad de integrar en otras aplicaciones off-line comunes (Outlook, ofimática, etc.) En ese artículo incluyo algunas de las herramientas que me parecen más interesantes para facilitar el trabajo de pequeños grupos, por ejemplo, los creados ad-hoc para un proyecto determinado.

¿Qué es trabajo en equipo / trabajo colaborativo / groupware?. Yo me quedo con la siguiente definición de Babylon: “Tipo de programa de grupo, que permite el trabajo en grupo y la cooperación entre los usuarios conectados a dicha red local (como concretar citas, utilización de servicios mutuos y etc)”

Lejos quedan los días en los que para trabajar en equipo hacía falta adquirir un software sofisticado (y caro). El precursor de este tipo de software fue sin duda Lotus Notes. Posteriormente se han ido incorporando otras funciones y sistemas. Los ERP actuales pueden entenderse como una versión avanzada de los primeros software colaborativos. Existen CRM que también cuentan con funciones colaborativas. Sin embargo, todas estas aplicaciones, aunque muy buenas, son prohibitivas para una gran parte de las empresas y pequeños grupos de trabajo.

Por otra parte la gestión del trabajo en equipo es cada vez más importante. Algunas de las razones pueden ser las siguientes:

  1. La movilidad de los trabajadores. Para desarrollar proyectos es habitual contar con personas de diferentes ubicaciones geográficas. El “talento” no se encuentra con facilidad en el mismo lugar que la empresa, hay que salir a buscarlo fuera.
  2. Equipos multidisciplinares. La empresa actual necesita equipos con diferentes capacidades para solucionar los problemas que plantean los negocios.
  3. Colaboración con profesionales. En un entorno muy cambiante se recurre cada vez con más frecuencia a profesionales autónomos que disponen del conocimiento necesario para desarrollar algunos proyectos. Nuevamente, estos profesionales, se encuentran en cualquier lugar del mundo.
  4. Ahorro de costes. Trabajar con diferentes profesionales, en función del tipo de proyecto, además de permitir un enfoque más adecuado, evita que la empresa tenga que contratar directamente y convertir los costes de sus proyectos, en un coste variable. Por otro lado, algunas empresas colaboran con profesionales de terceros países con unos costes laborales inferiores a los de nuestro país.

Con la explosión de los proyectos web 2.0 y programación AJAX han surgido muchas aplicaciones de trabajo colaborativo. En la Wiki “Software Colaborativo” aparece una relación de algunas de ellas. Las funciones realizadas por estas aplicaciones son diversas, y las podríamos agrupar en:

  1. Funciones básicas. La mayoría de las aplicaciones cuentan con correo electrónico, creación de grupos, subir / descargar documentos, foro.
  2. Gestión de eventos. Algunas aplicaciones cuentan con un calendario en el que se pueden programar eventos / citas para distintos grupos. Dependiendo de la aplicación, facilitan la posibilidad de sincronizar el calendario con otros off-line, por ejemplo, Outlook.
  3. Control de versiones documentos. Una función muy interesante es el control de las personas que suben documentos y de las versiones de cada uno de ellas.
  4. Visor de documentos. Algunas aplicaciones integran visores / editores de documentos: procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones, etc.
  5. Capacidad de almacenamiento / tamaño documentos. Por ejemplo, Google Docs sólo permite subir documentos de texto de menos de 500 kb. Habitualmente, esta capacidad sube hasta los 50 Mb.
  6. Otras funciones de Valor. Encontramos aplicaciones muy completas que pueden realizar, por ejemplo, funciones de CRM o gestión de proyectos (control de tareas, recursos, avance de la tarea, etc.).

Algunas de las aplicaciones, requieren de conocimientos de informática o de software específico para poder funcionar. Es el caso de programas muy completos como eGroupWare, OpenGroupWare o Scalix. En este sentido, también encontramos en red, aplicaciones CRM que tienen el mismo problema.

Considerando lo anterior, me he centrado en las siguientes aplicaciones que cualquier usuario de informática puede manejar intuitivamente:

Los tres anteriores hacen las funciones básicas indicadas anteriormente, aunque de diferente manera:

  • Google, cuenta con aplicaciones independientes pero que se “comunican” entre ellas perfectamente. Es decir, si introducimos un correo en Gmail, ese correo nos servirá para Google Grupos o Google Calendar. La principal limitación que veo en Google es la del tamaño de los documentos que pueden subirse. 0,5 Mb. para un archivo de texto es insuficiente en muchos casos. Lo mejor, su usabilidad y la capacidad de sincronizar con facilidad la agenda en Outlook.
  • Zoho es una plataforma de aplicaciones para la gestión de empresas: CRM, gestión proyectos, facturación, etc. De los tres es, sin duda, la más completa y la que mejor se adapta a las necesidades del trabajo en grupo. Su principal “pero” es que el uso gratuito está limitado en la mayor parte de aplicaciones. En la mayoría de los casos, necesitaremos la suscripción para utilizarlo a conveniencia. Especialmente, puede ser un problema el uso de un calendario compartido.

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  • En cuanto a Wiggio, es una aplicación sencilla, con ciertas limitaciones, pero perfecta para trabajar con pequeños grupos y que no requiere prácticamente formación. Su principal desventaja frente a Google es el Calendario, aunque puede ser suscrito en la aplicación de escritorio (por ejemplo Outlook).

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Concluyendo:

  • Si se busca una completa plataforma de aplicaciones para empresas, quedaros con Zoho, aunque tiene el inconveniente de la falta de gratuidad.
  • Si queremos usabilidad y necesitamos programar muchos eventos y actividades, Google es tu herramienta. Aunque si queremos gestionar documentos con Google Docs, estaremos muy limitados en tamaño.
  • Si buscamos una aplicación que integra la mayoría de funciones en una sola y de fácil manejo, Wiggio es ideal. En este caso, la limitación principal es la funcionalidad del calendario. Quizás una opción podría ser usar Wiggio junto con Google Calendar….

 

 

Acerca de Jordi Miro

Mi trabajo. Consultor de empresas, www.esferadenegocios.com. Profesor Dpto. Comercialización e Investigación de Mercados, Universitat de Valencia Mis intereses: innovación, marketing, organización!, Visita www.esferadenegocios.com Entusiasmo, perseverancia, ideas...ir hacia adelante, CAMBIO.

Comentarios

3 comentarios en “Trabajar en equipo (groupware) mediante herramientas en línea. Comparativa.

  1. Hola a todos,

    He estado probando con mis amigos estos últimos días un nuevo software colaborativo peer-to-peer, Sironta, que lleva OpenOffice embebido. La verdad, es que funciona bien y nos es muy útil a la hora de colaborar en un mismo documento de openoffice, con la cual cosa nos está ahorrando mucho trabajo.

    Yo lo empecé a usar porque un amigo me lo recomendó. Sironta pone en contacto dos o más usuarios para que, sin necesidad de hacer ningún tipo de modificación en su red, puedan compartir archivos de cualquier tipo y cualquier tamaño desde cualquier lugar del mundo sin violar las condiciones de confidencialidad ni los NDA que puedan tener esos documentos.

    La aplicación dispone de tres versiones para Linux, Windows y Mac OS. Las tres versiones se pueden descargar desde la página web de Sironta.”

    Y si aún no lo conocéis y queréis probarlo, yo me lo descargué gratis de su página web: http://www.sironta.com/

    Creo que a muchos de vosotros os será de gran ayuda, por eso publico el post y espero que os sirva de algo!

    Publicado por Juan | abril 16, 2010, 9:58 am
    • Hola Juan,

      Gracias por tu aportación. Yo no conocía el software que comentas. He entrado y he visto que está en versión beta, por lo que debe ser relativamente reciente. En cuanto me ponga con ello os cuento que impresión me ha causado!!!

      Publicado por Jordi Miro | abril 18, 2010, 6:43 pm

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